Nos conseils pour gérer un évènement d’entreprise

Comment faire de votre évènement d’entreprise une réussite ?

Organiser un évènement dans une entreprise permet de créer un lien entre tous les employés. Mais pour que l’évènement d’entreprise soit une réussite, vous devez tout miser sur une organisation irréprochable.

Définissez le besoin

Avant de démarrer l’organisation à proprement parler de votre évènement, nous vous conseillons de définir de manière simple et précise les besoins de l’entreprise et surtout quelle est la raison qui a entrainé l’organisation de cet évènement. Avoir une bonne définition de vos besoins en amont vous permettra d’éviter des divergences et des erreurs en aval. Vous pourrez ainsi identifier le public visé, mais aussi la nature de l’évènement. Ce sera aussi l’occasion pour vous de définir le budget qui sera alloué à l’évènement.

Préparez l’évènement

Une fois que vous avez bien identifié la problématique et le thème de votre évènement d’entreprise, vous devez passer à l’organisation de celui-ci. C’est une étape longue et compliquée ! Il ne faut donc pas hésiter à mettre en place une équipe dédiée afin de pouvoir répartir les tâches et donc éviter les oublis. Vous devrez ensuite choisir le lieu et la date. Nous vous conseillons pour la date idéale de préférer un mardi ou un jeudi et d’éviter les vacances scolaires. Cela vous permettra de mobiliser le maximum de personnes. Une fois que la date et le lieu ont été fixés, vous devrez préparer toute la logistique : contacter les intervenants, faire le programme, louer du matériel éventuellement.

Vous pouvez ainsi mettre la technologie au service de votre évènement d’entreprise en utilisant des vidéos tridimensionnelles, ou des cours en ligne. Si vous voulez faire un évènement plutôt le soir, vous devrez penser à l’ambiance avec des éclairages et de la musique. Vous devrez donc avoir de l’électricité afin d’alimenter toute l’installation. Pour éviter de payer trop cher, vous pouvez choisir de comparer les fournisseurs d’énergie afin de trouver le moins cher. Vous pourrez retrouver sur ce site toutes les informations sur le sujet. Ce sera peut-être aussi l’occasion pour vous de changer de fournisseur pour toute l’entreprise.

Communiquez sur votre évènement

Il ne faut pas négliger la partie communication de l’évènement car elle est primordiale pour garantir la réussite de celui-ci. Utilisez donc tous les supports qui sont à votre disposition comme les mails, des annonces, mais aussi les réseaux sociaux (lire notre article sur la communication évènementielle avec les médias sociaux ici). L’envoi des invitations se fait idéalement trois semaines avant l’évènement. Cela permettra aux gens de s’organiser, que ce soit dans leur travail ou à titre personnel. Soignez bien vos supports afin que vos collaborateurs aient envie de se joindre à vous.

Marquez les esprits

Pour que votre évènement d’entreprise soit inoubliable, faites en sorte qu’il sorte de l’ordinaire et surtout qu’il transmette votre message d’une manière différente. Choisissez donc un lieu attrayant et organisez des activités originales, qui auront du sens pour vos collaborateurs. N’hésitez pas non plus à faire vivre votre évènement une fois qu’il est fini. Par exemple en envoyant un compte-rendu et une présentation aux personnes qui n’ont pas pu être présentes. Vous pouvez aussi partager des photos sur le site internet, cela renforcera votre action.

 

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