Comment créer un site pour votre évènement efficace ?

Vous êtes porteur de projet, en charge de l’organisation d’un évènement : qu’il s’agisse d’une manifestation de type culturel, professionnel, social ou caritatif, ou encore un évènement associatif autour de la santé, de l’environnement ou du sport, la création d’un site pour votre évènement, pour des raisons pratiques et de visibilité, est aujourd’hui indispensable. Pour ce faire, utiliser un logiciel de création de site en ligne, tel que SiteW.com peut être une bonne façon de créer une page internet complète, de qualité professionnelle, pour un budget modéré, et tout en gardant le plein contrôle sur l’administration de cette dernière.

Avantages de créer un site d’évènement en ligne

Créer un site internet d’évènement gratuit

Lorsque l’on gère une structure quelle qu’elle soit, et a fortiori une association à but non lucratif, il est bien évidemment nécessaire, de doser ses dépenses avec circonspection. Pour toute organisation d’évènement (festival, concert, exposition, colloque, conférence…), la création d’un site web est incontournable, mais pour autant, elle ne doit en aucun cas grever le budget alloué à la communication.

Avoir recours à un service de création de site en ligne comme SiteW vous donnera la possibilité de construire un site entièrement gratuit, sans engagement et sans aucune limitation en termes de durée. Une formule de création web gratuite, vous donne accès à tous les outils indispensables pour créer un site d’évènement complet et totalement dénué de publicité. Vous pourrez spécifier tous les détails concernant votre évènement, présenter votre structure, ajouter des photos et vidéos, des liens vers vos pages de réseaux sociaux ou encore un service de réservation en ligne, via le site Yurplan, par exemple.

Des formules de création de site souples et adaptables

Les formules de création de site proposées par les Saas sont conçues pour pouvoir s’adapter, à moindre coût, aux différents types de besoins des utilisateurs. Vous pourrez, en conséquence, en fonction de votre profil ou du type d’évènement que vous organisez, passer à un abonnement plus complet, quand, et si, vous le souhaitez. Par exemple, une formule payante vous permettra de créer un site d’évènement illimité, avec réservation d’un nom de domaine et des fonctionnalités avancées, telles que calendrier, FAQ ou commentaires, ou vous donnera la possibilité de vendre vos produits en ligne (DVD, CD, affiches, goodies…), si besoin est.

Administrez votre site internet de façon autonome

La création d’un site en ligne permet de bénéficier de 2 critères principaux : la simplicité et l’autonomie. Ainsi, les plateformes de création web de type CMS sont conçues pour que chacun puisse créer et gérer facilement son propre site, même sans compétences spécifiques en informatique. C’est pourquoi tout site construit par ce biais peut être mis à jour à n’importe quel moment, et quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Cette liberté d’usage est un aspect essentiel pour les organisateurs d’évènements, qui peuvent être régulièrement amenés à travailler en dehors des horaires de bureau, et à se déplacer fréquemment.

Un site internet pour étendre son réseau

Votre site d’évènement : un indispensable levier de communication

Il n’est quasiment plus possible aujourd’hui, d’éviter la création d’une présence marquante sur le web, et ceci se vérifie en particulier pour tout ce qui touche au contact avec le public. Elaborer un site web est, avant toute chose, un moyen de communication très efficace pour se faire connaître ou échanger avec sa communauté.

Création de site évènementiel et partenariats

Votre site d’évènement s’avèrera aussi être un ‘plus’ dans le cadre de votre recherche de partenaires financiers, médiatiques, techniques, artistiques ou logistiques. Il fonctionnera un peu comme une carte de visite virtuelle pour vos potentiels partenaires. Si votre site est populaire et comptabilise de nombreuses visites, cela constituera, auprès d’eux, un argument de poids. Vous pourrez créer une page ‘Partenaires’, joliment mise en forme, afin de présenter et valoriser les différentes structures qui vous soutiennent et vous font confiance.

Quel contenu pour le site de votre évènement ?

Présentez votre évènement

  •  Design web : L’aspect esthétique d’un site internet d’évènementiel est souvent capital. Votre site doit tout à la fois rendre fidèlement l’univers lié à votre évènement, tout en se montrant séduisant pour votre audience-cible. Utilisez la grande variété d’outils à votre disposition pour élaborer le design de votre site. Il est possible, pour commencer, d’utiliser un template gratuit personnalisable : il suffit alors, à l’aide d’un simple clic, d’ajouter du contenu (texte, vidéos, photos, widgets…), et de configurer les couleurs, les polices d’écriture, les animations de transition de pages, le fond du site…
  •  Présentation de votre évènement et de votre structure : Mettez en valeur votre évènement grâce à des galeries d’images, des vidéos ou des commentaires du public, et spécifiez les informations que vous jugerez nécessaires : biographie des fondateurs, histoire de la création de la structure, membres de l’équipe, etc.
  •  Calendriers : Incorporer un calendrier sur votre site d’évènement vous permettra de présenter les activités à venir, ou de détailler le programme de votre évènement.
  •  Blog : Insérer un blog sur un site évènementiel vous donnera la possibilité d’ajouter 
régulièrement votre actualité à votre site.

Toutes les informations pratiques nécessaires

Ajoutez toutes les indications essentielles concernant votre évènement sur votre site évènementiel : lieu, date et heure, bien sûr, mais aussi tous les renseignements pratiques nécessaires, comme, par exemple, une carte de localisation GoogleMaps. Vous pourrez également préciser vos coordonnées, ajouter l’itinéraire routier ou les transports en commun disponibles pour arriver à destination, la liste des lieux d’hébergement et de restauration, etc. Vous aurez aussi la possibilité de mettre en exergue tout type d’informations spécifiques, en utilisant des outils de mise en page tels que des couleurs, des formes géométriques ou encore des polices d’écriture particulières. 
Enfin, vous pourrez également incorporer des gadgets commodes et/ou ludiques, comme un compte à rebours, ou un widget météo par exemple.

Échanges avec votre public

  •  Réservation : Ajoutez un module de billetterie en ligne à votre site; vous faciliterez ainsi l’accès à votre évènement, permettant à vos visiteurs de réserver en quelques clics seulement. Le site Yurplan vous donne la possibilité d’ajouter un service de réservation en ligne, à l’aide d’un simple code html à copier-coller.
  •  Réseaux sociaux : Les boutons-liens vers vos pages de réseaux sociaux permettent à vos visiteurs de liker facilement vos comptes Facebook ou Twitter, directement à partir de votre site d’évènement. Ils pourront aussi partager l’URL de votre site sur leur propre page, et de ce fait accroître votre visibilité sur internet.
  •  Newsletters : Envoyez régulièrement des newsletters à votre communauté, afin de la tenir informée des nouveautés liées à votre structure.
  •  Commentaires : Permettre à vos visiteurs de laisser des commentaires sur votre site vous permettra de créer un livre d’or, et valorisera vos activités.
  •  Boutique en ligne : Si vous souhaitez vendre des DVD de vos conférences ou de vos spectacles, des catalogues d’exposition, des CD, des livres ou des produits divers, vous pouvez facilement créer une boutique en ligne.
  •  Formulaire de contact : Ajouter un formulaire de contact sur votre site permettra de faciliter les échanges avec votre audience, notamment en cas de questions ou de requêtes spécifiques de leur part.
  •  FAQ : L’ajout d’une FAQ (Foire aux question) vous donnera encore une fois la possibilité d’améliorer la dimension fonctionnelle de votre site et l’organisation de votre évènement.

Différents niveaux de confidentialité pour différents publics

Créer des pages à accès limité, seulement accessibles aux membres de votre site, ou encore, uniquement visibles sur mot de passe, vous donnera la possibilité de vous adresser à tous vos destinataires, si différents soient-ils, en un seul et même endroit. Vous pourrez, par exemple, destiner des pages à la presse, à vos partenaires, ou au grand public.

Pages ‘Presse’ de votre site évènementiel

  •  Dossiers et communiqués : Ajoutez vos communiqués et dossiers de presse à votre site d’évènement, sur la page consacrée aux médias. Les journalistes pourront ainsi facilement télécharger les documents nécessaires.
  •  Photos/vidéos : Il est souvent demandé, pour la rédaction d’un article de presse, d’avoir accès à des illustrations. Prévoyez, à cette fin, de mettre quelques photos ou vidéos en téléchargement.
  •  Contact : Précisez les coordonnées de la personne préposée à la communication, et ajoutez éventuellement un formulaire de contact.

Pages ‘Partenaires’ de votre site d’évènement

  •  Votre page ‘Partenaires’ : Cette page nécessite une attention particulière, car il n’est pas aisé d’obtenir des financements et, du fait, il est important de valoriser les soutiens obtenus.
  •  Statistiques de votre site d’évènement : Utilisez les données statistiques de votre site d’évènementiel pour constituer votre dossier de partenariat, et motiver de nouveaux partenaires potentiels.
  •  Vos dossiers de subvention/de partenariat : Laissez vos documents officiels en téléchargement libre sur la page ‘Partenaires’ de votre site.

Collaborateurs techniques ou artistiques

  •  Mise en commun des ressources : La mise en réseau, au travers de l’échange de liens, vous permettra d’augmenter votre visibilité, en croisant les flux de visiteurs.
  • Forum : L’insertion d’un forum sur votre site d’évènement vous donnera la possibilité 
d’instaurer débats et discussions entre collaborateurs.

Pour conclure, construire un site d’évènementiel en utilisant un service en ligne de création de site, vous permettra d’obtenir un site web complet et professionnel, avec un budget parfaitement maîtrisé, que vous pourrez gérer en totale autonomie, sans dépendre d’un tiers. Suivez ces quelques conseils en termes de contenu, afin d’optimiser l’efficacité de votre site évènementiel, et lancez-vous !

billetterie yurplan

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