La gestion de données sur Yurplan

Conduisez vos évènements à l’aide de vos données !

Vous êtes un(e) organisateur(rice) d’évènements reconnu, vous connaissez les ficelles du métier, mais si vous visiez encore plus loin pour la suite de vos évènements ? Découvrez dans cet article nos quelques conseils pour vous aider à mieux optimiser vos évènements grâce à un élément qui est bien souvent juste sous vos yeux… la donnée ! Pourquoi la gestion de données ?

On ne va rien vous apprendre : connaître au mieux vos participants et leurs attentes est la clé du succès pour organiser un évènement qui plait, donc un évènement réussi.

Alors tout d’abord de quelles données parle-t-on ? Et comment retrouver ces informations avec les outils à votre disposition, tout en apprenant à bien les exploiter ? Sachez tout d’abord que toutes ces actions sont réalisables avec vos outils Yurplan.

Avant de commencer à vous détailler ce que vous pouvez faire, voyons ensemble l’intérêt de récolter des données, pendant les différentes phases de vos évènements. Cela peut vous paraître comme une perte de temps, surtout si vous connaissez déjà le succès sur vos évènements ! Expliquons la démarche…

Ce sont vos participants qui font une partie du succès de votre évènement. Faire un évènement qui leur ressemble, dont vous savez susciter l’envie, leur laissera un souvenir inoubliable. Il peut donc être intéressant par exemple de connaître leurs avis et besoins.

Alors que ce soit avant l’évènement lors de l’inscription, ou après l’évènement en prenant des retours : vous avez l’opportunité de récolter des informations qualitatives et quantitatives cruciales afin de vous préparer au mieux pour l’évènement à venir, ou pour l’édition suivante !

 

gestion données yurplan

 

Comment se procurer ces informations sur Yurplan ?

Avant votre évènement !

Avant votre évènement, posez les bonnes questions dans votre formulaire d’inscription !

Vous avez besoin de connaître l’heure d’arrivée des participants au congrès ? Ajoutez une question Date et heure à votre formulaire et prévoyez vos coursiers ! Vous avez besoin de savoir si des participants sont végétariens ? Prévoyez le buffet en amont de votre évènement en posant la question dès l’inscription !

Avec les formulaires Yurplan, vous avez un outil vous permettant de créer tous les types de questions que vous souhaitez.

En poussant les inscriptions en ligne bien avant l’évènement, vous avez peu de chance de vous tromper sur des éléments qui peuvent être cruciaux à votre évènement.

Plus d’informations dans cet article.

 

Pendant et après votre évènement !

La 2ème partie se situe pendant ou après votre évènement. Il peut être intéressant de prendre les réactions à chaud de vos participants ! Toujours dans le but de pouvoir mesurer le succès de votre évènement, et de vous organiser au mieux pour le prochain évènement. Détaillons les cas d’usage, que pouvez-vous demander ?

“Comment s’est déroulé l’accès à l’évènement ? Y a-t-il eu trop d’attente ?

Le buffet était-il qualitatif ? Etait-il servi chaud ?

Comment avez-vous trouvé la conférence principale ? Plutôt dynamique ? Plutôt intéressante ?

Le son était-il de qualité sur le festival ? Y avait-il assez de toilettes pour les festivaliers ?”

Mais aussi, pourquoi ne pas engager vos participants un peu plus ? Allez plus loin en leur demandant par exemple les artistes ou conférences qu’ils aimeraient voir à la prochaine édition.

Vous avez la possibilité d’envoyer par mail toutes ces questions grâce à l’outil de questionnaires Yurplan.

 

Nos conseils pour des questionnaires pertinents

1. N’attendez pas pour envoyer vos questionnaires

On a tendance à vite oublier les détails. Il est donc primordial de prendre les réactions à chaud. Elles seront souvent plus précises que des souvenirs.

2. Soyez le plus précis possible

De manière générale, on aime être pris par la main pour répondre à des questionnaires. Les personnes répondront plus facilement et rapidement s’ils savent ce qu’on attend d’eux. Nous vous préconisons donc des réponses à cocher ou des réponses texte courtes.

3. Posez des questions facilement exploitables

En lien avec le conseil précédent, nous vous conseillons au maximum d’utiliser des questions simples qui vous permettront de sortir des chiffres, comme des questions avec des cases à cocher ou des notations.

4. N’oubliez pas non-plus les réponses longues

Proposez à vos participants de vous donner leurs pistes d’améliorations sur l’évènement passé, et pour les futurs. Avec une question non-obligatoire à réponse longue, vous laissez la place à ceux qui souhaitent vous donner tous leurs retours.

5. Testez les questionnaires avant d’envoyer votre mailing

Vous voulez récolter le maximum de réponses, il est donc important qu’il soit bien lisible par tout le monde, sur ordinateur comme sur mobile.

6. Gardez votre charte graphique

Le rendu de votre questionnaire constitue aussi votre image de marque. Marquez les esprits une dernière fois avec votre questionnaire.

7. Faites revivre l’évènement à vos participants

Pourquoi ne pas introduire votre questionnaire par un message récapitulatif avec les chiffres clés de l’évènement, comme le nombre de personnes, de repas servis, d’artistes ou toute autre information pouvant réveiller les souvenirs de vos participants.

8. Offrez des récompenses

Suscitez l’engagement et la fidélisation en demandant à vos participants si vous pouvez compter sur eux pour votre prochaine édition. Pourquoi ne pas leur offrir une réduction pour s’inscrire à votre prochain évènement ?

 

Allez plus loin avec la gestion de données !

Vous avez désormais une mine d’or de données entre les mains. Vous allez devoir la trier afin de la rendre exploitable. Nous vous proposons de regrouper vos données en un seul et même endroit ! Avec le CRM Yurplan, vous avez la possibilité d’avoir toutes ces informations, récoltées aux diverses phases de l’évènement, directement sur votre espace organisateur. L’exploitation en sera facilitée : vous allez pouvoir croiser ces nombreuses données avec les données Yurplan de réservation, afin de préparer différentes communications, ultra-ciblées, par la suite. Par exemple, vous pourrez envoyer des codes de réduction à vos clients les plus fidèles, ceux ayant participé à plusieurs de vos évènements, et vous ayant fait remonter des pistes d’amélioration par le biais des formulaires que vous aviez envoyé ! Avec le CRM Yurplan, engager une telle communication est possible grâce à la bonne gestion de données, en quelques clics seulement !

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Et la protection des données personnelles dans tout ça ?

Comme vous le savez surement, la loi sur la protection des données s’est renforcée depuis le 25 mai 2018. De nombreuses règles ont été mises en place dans le but de protéger au mieux la vie privée de chacun d’entre nous.

Ce pourquoi vous devez être précautionneux dans la gestion de données personnelles de vos participants !

Découvrez dans cette infographie quelles sont les obligations qui vous incombent en tant qu’organisateur d’évènement, et les conseils pour mener à bien la gestion de ces données personnelles.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour tirer des conclusions utiles, et optimiser au mieux vos évènements !

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