Comment réduire le phénomène de no-show sur vos salons ?


Chaque organisateur a été, ou sera, un jour confronté au phénomène du no-show. Cette pratique récurrente des participants consiste à ne pas se présenter lors de vos évènements bien qu’ils aient réservé leur place ou aient été invités. Les causes ? Oubli, empêchement, désintérêt… Cependant, il existe des solutions pour optimiser la réduction de ce phénomène.


Le no-show : des conséquences importantes


Aujourd’hui, on considère qu’en moyenne, environ 40 % au minimum des personnes qui se sont inscrites à un salon professionnel ou grand public gratuit ne s’y présentent pas. En effet, le manque d’engagement financier rend vos participants particulièrement volatils.

Un salon gratuit est essentiellement basé sur la location de stands aux exposants. Il est donc particulièrement important de placer la satisfaction de vos exposants au coeur de votre stratégie, afin de susciter chez eux l’envie de se représenter à vos prochaines éditions. 

En effet, avec un taux d’absentéisme trop élevé, vos exposants n’auront pas l’occasion de présenter leur solution à de potentiels contacts commerciaux. Leur expérience sur votre évènement ne sera donc pas optimale. De ce fait, ces derniers ne se représenteront pas aux prochaines éditions et vous risquerez alors de manquer d’exposants pour vos futurs évènements. 


Des solutions contre le no-show


Pour commencer, avant de définir la date de votre évènement, prenez également en compte les évènements importants qui peuvent avoir lieu à la même période tels que des matchs ou encore des manifestations. Ces évènements peuvent augmenter le taux d’absentéisme.

Les solutions pour éviter ce phénomène restent avant tout l’expérience de vos participants, la communication et la relation que vous entretenez avec eux.


Promouvoir avant votre évènement

Afin de promouvoir au mieux votre salon, pensez à mettre en place une stratégie de contenu pertinente. À sa création, communiquez sur la date de votre évènement. Envoyez des e-mails à vos contacts CRM et communiquez sur vos canaux. N’hésitez pas à intégrer dans vos communications du contenu attrayant (vidéo teaser, photos de vos précédentes éditions, témoignages, etc…) pour vos potentiels participants qui leur permettrait de comprendre l’intérêt pour eux de participer. Au lancement des inscriptions, informez ces mêmes contacts, grâce à des mails préparés à l’avance et programmés pour s’envoyer automatiquement (marketing automation). 

Le no-show peut se justifier d’un simple oubli ou d’une démotivation de la part du participant. C’est pourquoi votre stratégie de communication et de contenu est très importante. Planifiez des campagnes de mails récurrentes avec envoi automatique à vos inscrits ou invités, qui présenteront votre évènement et les activités qui se dérouleront le jour J. Utilisez un outil permettant de transmettre ces messages automatiquement à vos participants. Une solution pour savoir quand, à qui et quoi envoyer.


Relancer les non-venus pendant votre évènement

Quelques jours avant votre évènement, étant donné que certains participants ne se présenteront pas, programmez encore l’envoi de mails automatiques, ciblés sur l’audience dynamique de votre CRM “ne s’est pas présenté à l’évènement”. Dans ce mail, rappelez-leur que ce dernier commence aujourd’hui, et ajoutez au message le planning de la journée, en spécifiant qu’il est toujours possible de se présenter. 

Exploitez également les réseaux sociaux afin de poster du contenu en direct qui pourrait avoir un impact positif sur les participants ne s’étant pas (encore) présentés.


Continuer à communiquer après votre évènement

Après votre évènement, optimisez l’expérience de vos participants et donnez-leur envie de se représenter à vos prochaines éditions. Remerciez-les et envoyez-leur, par exemple, un aftermovie ou des photos. Vous pouvez également leur transmettre un questionnaire de satisfaction afin de récolter leurs retours et impressions, positives comme négatives, pour améliorer vos futurs évènements. Promettez-leur ainsi de toujours faire mieux aux prochaines éditions.

Enfin, pour les participants non-venus, planifiez des campagnes e-mails afin de comprendre la raison de leur absence et essayez de les faire participer les prochaines fois !


Évidemment, il existera toujours des participants qui ne se présenteront pas sur vos évènements. Cependant, une communication pertinente avec vos participants vous aidera à réduire considérablement le phénomène du no-show. Il n’y a pas de secret, placez vos participants et leur expérience au coeur de votre stratégie évènementielle et mettez en place une stratégie de communication et de contenu des plus pertinentes.


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